Privaatsuspoliitika
Milliseid isikuandmeid Reachmill töötleb, miks, ja kes need veel näeb.
Poliitika tekst uuendatud: 21.09.2026 · Kasutustingimused · Isikuandmete töötlemise leping (DPA)
Selle veebilehe kasutamine (reachmill.com)
See jaotis kirjeldab, mida töötleme, kui külastad avalehte reachmill.com. Allolevad jaotised kirjeldavad ReachMilli platvormi (rakenduse) kasutamist.
- Kontaktivorm. Kui saadad lehel sõnumi, töötleme sinu nime, e-posti aadressi ja sõnumi sisu ainult selleks, et sulle vastata. Sõnum saadetakse ReachMill OÜ e-posti aadressile. Rämpsu tõrjumiseks kontrollime päringu allikat ja saatmise sagedust; selleks kasutatakse IP-aadressi räsi (mitte aadressi ennast).
- Veebianalüütika. Kasutame ise majutatud analüütikatööriista Matomo (server Helsingis, EL). See töötab ilma küpsisteta, austab brauseri seadet „Do Not Track“ ja andmed jäävad meie enda serverisse. Seetõttu ei kuva me küpsisebännerit.
- Küpsised ja välised ressursid. Leht ei kasuta küpsiseid. Fondid ja pildid laetakse meie enda serverist. Ainsad välised päringud on ReachMilli enda SoMeTunneli vidin (v3.reachmill.com) ja analüütika (analytics.imago.ee).
- Veebimajutus. Lehe majutab Elkdata OÜ (Eesti, EL). Vt alamtöötlejate leht.
ReachMilli platvorm
1. Kes me oleme
Reachmill OÜ (registrikood 14581302, Filmi 6, Tallinn, Eesti) opereerib Reachmilli. Privaatsusküsimuste korral kirjutage info@reachmill.com.
2. Meie kaks rolli
- Vastutav töötleja — konto omanike andmete jaoks: nende inimeste nimi, e-post ja tegevus, keda teie organisatsioon Reachmilli kutsub, ning arveldusandmed.
- Volitatud töötleja — tellijate/kontaktide andmete jaoks, mida teie organisatsioon platvormi kaudu üles laadib ja neile sõnumeid saadab. Need andmed kuuluvad teie organisatsioonile ja on selle kontrolli all. Töötleme neid ainult teie korralduste alusel.
Kui olete saanud Reachmilli kaudu saadetud kampaaniakirja ja soovite oma andmete eemaldamist, kasutage kirjas olevat tellimusest loobumise linki või pöörduge ettevõtte poole, kes selle saatis — mitte otse Reachmilli poole, sest me tegutseme ainult nende korralduste alusel.
3. Mida me kogume
Konto omanikud — nimi, e-post, parool (räsitud), roll, ajavöönd, keel, sisselogimise/auditi ajalugu.
Tellijad (meie Klientide üles laaditud) — e-post, telefon, ees-/perekonnanimi, Kliendi defineeritud kohandatud väljad, nõusoleku ajatempel ja kaasatuse andmed: avamised, klikid, tagastused, tellimusest loobumised — igaüks salvestatud koos IP-aadressi, kasutajaagendi ja ajatempliga.
Arvelduskontaktid — ettevõtte nimi, registrikood, käibemaksukohustuslase number, arve e-post, postiaadress, nagu Klient on sisestanud.
4. Õiguslik alus
Konto omaniku andmed: meie lepingu täitmine teie organisatsiooniga ning meie õigustatud huvi platvormi turvalisuse ja pettuste ennetamise vastu. Tellija andmed: kohaldub teie organisatsiooni enda õiguslik alus — tugineme teie kui volitaja korraldustele ega otsusta iseseisvalt, miks tohite konkreetsele kontaktile sõnumeid saata.
5. Alamtöötlejad
Loetletud laialt, et saaksime iga Kliendi jaoks vajadusel mistahes ühenduse sisse lülitada ilma seda poliitikat iga kord uuesti avaldamata — mitte kõik ei ole iga Kliendi juures aktiivsed.
| Alamtöötleja | Eesmärk | Asukoht |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Rakenduse ja andmebaasi majutus | Helsingi, Soome (EL) |
| Elastic Email | Kampaaniate e-kirjade saatmine | Ameerika Ühendriigid |
| Mailgun | Kampaaniate e-kirjade saatmine (kui valitud) | Ameerika Ühendriigid |
| Amazon SES | Kampaaniate e-kirjade saatmine (kui valitud) | Ameerika Ühendriigid |
| Anthropic | Tehisintellekti sisusoovitused (Kasutustingimuste §6) | Ameerika Ühendriigid |
6. Rahvusvahelised ülekanded
Kui eelnimetatud alamtöötleja asub väljaspool EL-i/EMP-d, toimub andmete ülekanne Euroopa Komisjoni standardsete lepingutingimuste (SCC) või samaväärse GDPR V peatükis tunnustatud kaitsemeetme alusel.
7. Säilitamine
- Konto omaniku andmed — säilitatakse konto aktiivsuse ajal, kustutatakse 30 päeva jooksul konto sulgemisest.
- Tellija/kontaktide andmed — säilitatakse Kliendi konto aktiivsuse ajal, kustutatakse 30 päeva jooksul konto sulgemisest või varem Kliendi soovil.
- Arved ja arveldusdokumendid — säilitatakse 7 aastat vastavalt Eesti raamatupidamise seadusele.
- Tõrjenimekiri (tellimusest loobunud/kaevanud aadressid) — säilitatakse tähtajatult, ainult aadressi ja kuupäevana, et sama inimest kogemata uuesti ei kirjutataks.
- Kustutatud andmed võivad krüpteeritud varukoopiates püsida kuni 30 päeva, kuni varundustsükkel need üle kirjutab.
8. Teie õigused
Konto omanikud võivad meiega otse ühendust võtta, et oma konto andmetele ligi pääseda, neid parandada või kustutada. Tellijad peaksid kõigepealt kasutama tellimusest loobumise linki või pöörduma ettevõtte poole, kes nad lisas (vt §2) — Reachmill aitab seda ettevõtet taotluse täitmisel volitatud töötlejana.
9. Küpsised
Reachmill kasutab ainult rangelt vajalikku sessiooniküpsist, et hoida teid sisse logituna. Me ei kasuta platvormil kolmanda osapoole analüütika- ega reklaamijälgijaid, seega nõusolekubännerit ei kuvata.
10. Turvalisus
Andmed on edastamisel krüpteeritud (TLS). Iga Kliendi andmed on tenant-põhiselt eraldatud. Admini juurdepääs Kliendi kontole (impersoneerimine) logitakse koos operaatori, ajatempli ja IP-ga.
See poliitika võib muutuda; olulistest uuendustest teavitame e-posti või rakenduse siseselt.
Privacy Policy
What personal data Reachmill processes, why, and who else sees it.
Policy text updated: 21.09.2026 · Terms of Service · Data Processing Agreement (DPA)
Using this website (reachmill.com)
This section covers what we process when you visit the homepage at reachmill.com. The sections below describe use of the Reachmill platform (the application).
- Contact form. If you send us a message here, we process your name, email address and message text only to reply to you. The message is sent to a Reachmill OÜ mailbox. To fend off spam we check the request origin and sending frequency; for this a hash of the IP address (not the address itself) is used.
- Web analytics. We use the self-hosted analytics tool Matomo (server in Helsinki, EU). It runs without cookies, honours the browser's “Do Not Track” setting and the data stays on our own server. For this reason we show no cookie banner.
- Cookies and external resources. The page sets no cookies. Fonts and images are served from our own server. The only external requests are Reachmill's own SoMeTunnel widget (v3.reachmill.com) and analytics (analytics.imago.ee).
- Web hosting. The page is hosted by Elkdata OÜ (Estonia, EU). See the sub-processors page.
The Reachmill platform
1. Who we are
Reachmill OÜ (registry code 14581302, Filmi 6, Tallinn, Estonia) operates Reachmill. For any privacy question, contact info@reachmill.com.
2. Two roles we play
- Controller — for account holder data: the name, email, and activity of the people your organization invites to Reachmill, plus billing details.
- Processor — for the subscriber/contact data your organization uploads and messages through the platform. That data belongs to, and is controlled by, your organization. We only process it on your instructions.
If you received a Reachmill campaign email and want your data removed, use the unsubscribe link in that email, or contact the business that sent it — not Reachmill directly, since we act only on their instructions.
3. What we collect
Account holders — name, email, password (hashed), role, timezone, locale, login/audit history.
Subscribers (uploaded by our Customers) — email, phone, first/last name, any custom fields the Customer defines, consent timestamp, and engagement data: opens, clicks, bounces, unsubscribes, each recorded with an IP address, user-agent, and timestamp.
Billing contacts — company name, registry code, VAT number, invoice email, postal address, as entered by the Customer.
4. Legal basis
Account holder data: performance of our contract with your organization, and our legitimate interest in platform security and fraud prevention. Subscriber data: your organization's own legal basis applies — we rely on your instructions as processor and do not independently determine why you're allowed to message a given contact.
5. Sub-processors
Listed broadly so we can enable any of these connectors for a Customer without reissuing this policy each time — not every one is active for every Customer.
| Sub-processor | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Application & database hosting | Helsinki, Finland (EU) |
| Elastic Email | Campaign email delivery | United States |
| Mailgun | Campaign email delivery (where selected) | United States |
| Amazon SES | Campaign email delivery (where selected) | United States |
| Anthropic | AI content suggestions (§6 of Terms) | United States |
6. International transfers
Where a sub-processor above is located outside the EU/EEA, the transfer is made under Standard Contractual Clauses or an equivalent safeguard recognized under GDPR Chapter V.
7. Retention
- Account holder data — kept while the account is active, deleted within 30 days of account closure.
- Subscriber/contact data — kept while the Customer's account is active, deleted within 30 days of account closure, or sooner on the Customer's request.
- Invoices & billing records — kept for 7 years, as required by Estonian accounting law.
- Suppression list (unsubscribed / complained addresses) — kept indefinitely, as an address and date only, so the same person is never accidentally re-messaged.
- Deleted data may persist in encrypted backups for up to 30 days until the backup rotation overwrites it.
8. Your rights
Account holders may contact us directly to access, correct, or delete their account data. Subscribers should first use the unsubscribe link or contact the business that added them (see §2) — Reachmill will assist that business in fulfilling the request as their processor.
9. Cookies
Reachmill uses only a strictly-necessary session cookie to keep you signed in. We do not use third-party analytics or advertising trackers on the platform, so no cookie-consent banner is shown.
10. Security
Data is encrypted in transit (TLS). Each Customer's data is isolated by tenant. Admin access to a Customer's account (impersonation) is logged with the operator, timestamp, and IP.
This policy may change; material updates are announced by email or in-app.